إدارة المشتريات و المخازن بإحترافية 2023

في عالم الأعمال اليوم، تكمن أسرار نجاح الشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء في القدرة على تحقيق التوازن المثالي بين مختلف عناصر العمليات التشغيلية، ومن أهم هذه العناصر هي إدارة المشتريات والمخازن، إن تفهم دور هذين الجانبين في الأعمال وكيفية إدارتهما بشكل ناجح يمثل تحدٍ حاسم يجب على كل مدير أو رائد أعمال مواجهته

إدارة المشتريات والمخازن ليست مجرد وظيفة تقليدية في الشركات، بل هي أحد أهم محورين يؤثران مباشرة على الربحية والاستدامة. فعمليات الشراء الذكية تساهم في توفير الموارد وتحسين الكفاءة، بينما إدارة المخازن الفعالة تسهم في تحقيق الاستدامة وضمان تلبية احتياجات العملاء بشكل جيد، ومن الضروري فهم أن هناك ارتباطًا وثيقًا بينها، حيث لا يمكن للشراء الناجح أن يكون ممكنًا دون تخزين فعال وتنظيمي، وفي هذا المقال، سنستكشف مفهوم إدارة المشتريات والمخازن، ونسلط الضوء على كيفية إدارتهما بشكل ناجح.

تعريف إدارة المشتريات

إدارة المشتريات هي العملية التي تهدف إلى شراء المواد والخدمات الضرورية لضمان تشغيل الشركة بكفاءة وفعالية.
تتضمن هذه العملية تقدير احتياجات الشركة من المواد، وتحليل العروض المتاحة من مختلف الموردين، واختيار أفضل الخيارات بناءً على عوامل مثل الجودة والسعر والتوصيل في الوقت المناسب.

ما هو عمل إدارة المشتريات؟

تلعب إدارة المشتريات دورًا حاسمًا في تحقيق أهداف الشركة، حيث يمكن للشراء الفعّال تقليل التكاليف العامة للإنتاج وزيادة هامش الربح، إلى جانب ذلك، يتضمن دور مدير المشتريات تقديم المشورة للإدارة العليا بشأن استراتيجيات الشراء والسياسات المالية ذات الصلة.

يُعتبر تحديد الاحتياجات ومتابعة المخزون جزءًا أساسيًا من عمل إدارة المشتريات، ويجب على مدير المشتريات مراقبة مستويات المخزون لضمان توفر المواد عند الحاجة وتجنب التكاليف الزائدة المتعلقة بتخزين المواد الزائدة.

ما هي ادارة المشتريات والمخازن؟

إدارة المشتريات والمخازن هي عبارة عن عمليات وأنشطة تتعلق بشراء المواد والمنتجات الضرورية للمؤسسة أو الشركة وتخزينها وإدارتها بكفاءة وفعالية، تهدف هذه الإدارة إلى ضمان توفر المواد والمنتجات اللازمة للعمليات التشغيلية للمؤسسة في الوقت المناسب وبأقل تكلفة ممكنة.

إليك بعض الجوانب الرئيسية لإدارة المشتريات والمخازن:

إدارة المشتريات

إدارة المشتريات هي العملية التي تشمل شراء المواد والمنتجات من موردين خارجيين بأفضل جودة وبأقل تكلفة ممكنة. هذه العملية تشمل العديد من الخطوات والأنشطة مثل:

• تحليل الاحتياجات: تحديد ما هي المواد والمنتجات التي تحتاجها المؤسسة لضمان استمراريتها.
• البحث عن الموردين: البحث عن موردين موثوقين وذو سمعة جيدة في السوق.
• مقارنة العروض: مقارنة عروض الموردين المختلفين من حيث الجودة والسعر والشروط.
• اتخاذ القرار: اختيار المورد المناسب والتفاوض على الشروط والأسعار.
• إجراء الشراء: تنفيذ عملية الشراء وإصدار الطلبات ومتابعة التسليم.
• متابعة الأداء: تقييم أداء الموردين وضمان التزامهم بالشروط المتفق عليها.

إدارة المخازن

إدارة المخازن هي عملية تخطيط وتنفيذ ومراقبة جميع الأنشطة المتعلقة بالمخزن، تشمل هذه الأنشطة:

• استلام ومعالجة الشحنات الواردة.
• تخزين واسترجاع العناصر المخزنة.
• تنفيذ طلبات الشحن للعملاء.
• صيانة المنشآت والمعدات المخزنية.

أهداف إدارة المشتريات والمخازن

تسعى إدارة المشتريات والمخازن إلى تحقيق مجموعة من الأهداف التي تعود بالنفع على الشركة أو المنظمة وتسهم في تحقيق أرباح أقصى. تنظم هذه الأهداف عمليات الشراء بشكل فعّال لتقليل التكاليف بأقصى حد، وفيما يلي أبرز هذه الأهداف:

• ضمان استمرارية عمليات الإنتاج بأقصى كفاءة: من خلال تأمين جميع المواد الضرورية لعمليات الإنتاج، مما يقلل من حدوث تأخيرات في تدفق المنتجات.
• تحقيق أفضل الأسعار والجودة: بالسعي للحصول على المواد الأولية والضرورية بأسعار مناسبة وجودة عالية تتوافق مع معايير الجودة المطلوبة للمنتجات.
• جذب الموردين والحصول على عروض مناسبة: من خلال إجراء مناقصات ومفاضلات فعّالة للحصول على عروض الأسعار الأفضل من مجموعة متنوعة من الموردين.
• بناء علاقات وثيقة مع الموردين: من أجل تعزيز الثقة المتبادلة وتطوير علاقات طويلة الأمد تستند إلى التعاون المستدام.

مهام ادارة المشتريات والمخازن

إدارة المشتريات والمخازن تشمل العديد من المهام والأنشطة التي تهدف إلى ضمان توفير المواد والمنتجات بكفاءة وبأقل تكلفة ممكنة. إليك بعض المهام الرئيسية لإدارة المشتريات والمخازن:

مهام إدارة المشتريات

• البحث عن الموردين: يتضمن تحديد وتقييم الموردين المحتملين لضمان قدرتهم على توفير الجودة والكمية والسعر المطلوبين من السلع أو المواد.
• اختيار الموردين: يتضمن اختيار الموردين الأكثر ملاءمة استنادًا إلى معايير متنوعة، بما في ذلك السعر والجودة والموثوقية والاعتبارات الأخلاقية.
• التفاوض: يشمل التفاوض على الشروط والاتفاقيات مع الموردين لضمان تحقيق أسعار مفضلة وشروط دفع وجداول تسليم وشروط تعاقدية أخرى مرضية.
• معالجة أوامر الشراء: يشمل إنشاء وإصدار أوامر الشراء للموردين، محددين تفاصيل المنتجات أو المواد المطلوبة.
• تتبع الطلبيات: يتضمن مراقبة حالة الطلبيات لضمان تسليمها في الوقت المناسب وفقًا للشروط المتفق عليها.
• إدارة علاقات الموردين: يتضمن الحفاظ على علاقات إيجابية مع الموردين، ومعالجة المشكلات، والبحث عن فرص التعاون والتحسين.
• مراقبة التكاليف: يشمل تنفيذ استراتيجيات توفير التكاليف مثل الشراء بالجملة وتجميع الموردين والتفاوض لتحسين تكاليف المشتريات.

مهام إدارة المخازن

تتمثل مهام إدارة المخازن الرئيسية في تنظيم وترتيب وتخزين ونقل المواد والمستلزمات بشكل آمن وفعال، وضمان وصولها في الوقت المناسب إلى الوجهة الصحيحة.

• تصنيف المخزون وتكويده: يشمل تصنيف المخزون التكويد، وهو عملية تحديد رقم أو رمز لكل مادة أو منتج في المخزون. يساعد هذا على تبسيط عملية.
• حفظ وترتيب الأصناف المختلفة في المخازن: يتضمن حفظ وترتيب الأصناف المختلفة في المخازن تنظيم المخزون وترتيبه بطريقة تسهل الوصول إليه وضمان سلامته.
• الاستلام والفحص: يتضمن الاستلام والفحص استقبال المواد والمستلزمات من الموردين والتحقق من مطابقتها للمواصفات.
• جرد المخزون: يتضمن جرد المخزون عد جميع المواد والمستلزمات الموجودة في المخازن للتأكد من مطابقتها للأرصدة الدفترية.
• مراقبة المخزون من حيث الكميات والتكلفة: يتضمن مراقبة المخزون من حيث الكميات والتكلفة مراقبة مستويات المخزون والتحقق من وجود أي نقص أو زيادة.
• صرف المواد والمستلزمات المختلفة: يتضمن صرف المواد والمستلزمات المختلفة إصدار أمر صرف للمواد أو المنتجات المطلوبة.

أشهر أنواع المخازن

توجد أنواع مختلفة من المخازن، وكل نوع له مزايا وعيوبه، ومن أشهر أنواع المخازن:

1. مخازن التصنيع: تُستخدم لتخزين المواد الخام والمنتجات النهائية لشركات التصنيع. عادةً ما تكون هذه المرافق كبيرة ومتعددة الأقسام، مع مناطق تخزين مخصصة لأنواع متعددة من المواد.
2. مخازن التوزيع: تُستخدم لتخزين المنتجات التي يتم توزيعها للموزعين الذين بدورهم يشحنونها إلى تجار التجزئة أو العملاء النهائيين. هذه المخازن غالباً ما تكون أصغر حجماً من مخازن التصنيع وتمتاز بأنظمة إدارة أكثر فعالية لسرعة استرجاع البضائع.
3. مخازن التجزئة: تُستخدم لتخزين المنتجات التي تُباع مباشرة للجمهور عبر تجار التجزئة.

هيكل إدارة المشتريات والمخازن

يعتمد هيكل إدارة المشتريات والمخازن على حجم ونوع الشركة أو المؤسسة. ولكن في العموم، يتضمن هذا الهيكل مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع وظائف المشتريات والمخازن.

إدارة المشتريات

تتكون إدارة المشتريات من مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع أنشطة المشتريات المختلفة، مثل تقييم الاحتياجات، والتعامل مع الموردين، وإجراء عمليات المفاوضات والشراء.

• مدير المشتريات: هو المسؤول العام عن إدارة عمليات المشتريات، ووضع السياسات والإجراءات، واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• فريق المشتريات: يتكون من موظفي المشتريات والمسؤولين عن تقدير الاحتياجات، والتعامل مع الموردين، وإجراء عمليات المفاوضات والشراء.
• مسؤولي الموردين: يقومون بإدارة علاقات الشركة مع الموردين وضمان توفير المواد والخدمات بجودة عالية وبأسعار تنافسية.

إدارة المخازن

تتكون إدارة المخازن من مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع أنشطة التخزين المختلفة، مثل ضبط المخزون، وتحسين كفاءة استخدام المساحة وتدفق المواد.

• مدير المخازن: هو المسؤول العام عن إدارة عمليات التخزين، وضبط المخزون، وتحسين كفاءة استخدام المساحة وتدفق المواد.
• فريق المخازن: يشمل عمال المستودع والمشرفين والمحاسبين القائمين على تسجيل ومتابعة المخزون.
• مسؤولي التخزين: يشرفون على أنشطة التحميل والتفريغ وترتيب المواد داخل المستودع وضمان سلامتها.

إدارة اللوجستيات

تتكون إدارة اللوجستيات من مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع أنشطة النقل وتوزيع المواد، مثل تخطيط وإدارة عمليات النقل، وضمان تسليم المواد في الوقت المحدد.

• مدير اللوجستيات: هو المسؤول العام عن إدارة عمليات النقل وتوزيع المواد، وضمان تسليمها في الوقت المحدد.
• فريق اللوجستيات: يتضمن موظفي الشحن والتوزيع ومسؤولي النقل.

إدارة الجودة

تتكون إدارة الجودة من مجموعة من الأقسام والوحدات التي تتعامل مع أنشطة ضمان جودة المواد المشتراة، مثل اختبار المواد وفحصها وتسجيل النتائج وتقديم التوصيات.

• مدير مراقبة الجودة: هو المسؤول العام عن ضمان جودة المواد المشتراة، ويتحقق من تطابقها مع المعايير والمواصفات المطلوبة.
• فريق مراقبة الجودة: يقوم بإجراء اختبارات وفحوصات للمواد ويسجل النتائج ويقدم التوصيات.

كيفية إدارة المشتريات والمخازن بفعالية؟

لضمان إدارة فعالة لعمليات المشتريات والمخازن في منشأتك، يمكن اتباع الخطوات والممارسات التالية:

1. تحليل البيانات لتوجيه الشراء: الاستفادة من أدوات تحليل البيانات لاستخلاص اتجاهات أنماط الطلب وضبط استراتيجيات الشراء بناءً على الاستنتاجات.
2. تطوير قنوات الاتصال مع الموردين: ضمان تسليم الطلبات في الوقت المناسب وحل المشكلات بفعالية من خلال توثيق واضح مع الموردين.
3. التفاوض على شروط مواتية: البحث عن اتفاقيات مع البائعين تتضمن خصومات حسب الكمية وعقود طويلة الأمد.
4. تخطيط المنشأة: يضمن التصميم الجيد سهولة الوصول إلى العناصر وتقليل الوقت المستغرق في البحث عن المنتجات. يمكن تحقيق ذلك عن طريق تصنيف العناصر إلى مناطق محددة أو استخدام نظام الباركود لتتبع المخزون.
5. عمليات الانتقاء والتعبئة: يشمل ذلك تدريب الموظفين على تقنيات المناولة المناسبة، واستخدام تكنولوجيا الأتمتة مثل السيور الناقلة أو الروبوتات، وتنفيذ تدابير مراقبة الجودة لتقليل الأخطاء.
6. إدارة المخزون: توفر هذه الأنظمة رؤية في الوقت الفعلي لمستويات المخزون ، وأتمتة عمليات إعادة الترتيب ، وتمكين التنبؤ بشكل أفضل بناء على تحليل البيانات التاريخية.
7. تدقيق المخزون: يعد تدقيق المخزون بانتظام أمرا ضروريا أيضا للحفاظ على سجلات دقيقة وتحديد أي تناقضات أو انكماش.

اقرا ايضاً:-

• ما هي خطوات إدارة المشاريع الناجحة باحترافية
• تعرف علي افضل جدول لتنظيم الحياة اليومية

أدوات وتقنيات إدارة المشتريات والمخازن

توفر الحلول التقنية فوائد كبيرة عندما يتعلق الأمر بتحسين الكفاءة الإجمالية في عملية سلسلة التوريد في مؤسستك.

فيما يلي بعض من أهم هذه الأدوات والتقنيات:

• برامج المشتريات: تستهدف هذه البرامج تبسيط عملية الشراء، بدءًا من تحديد واختيار الموردين حتى إنشاء أوامر الشراء ومتابعة تسليم السلع.
• التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI): يمكن لهذا النوع من التبادل التلقائي للبيانات بين الموردين والمشترين أن يقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ويقلل من الأخطاء.
• أنظمة إدارة المستودعات (WMS): تعمل أنظمة WMS على أتمتة العديد من العمليات، مثل تتبع المخزون وإدارة الطلبات واستلام البضائع.
• الروبوتات المتنقلة المستقلة (AMRs): يمكن للروبوتات AMRs أتمتة المهام الروتينية داخل منشأة المستودعات.

الاختلافات بين إدارة المستودعات وإدارة المخزون والمشتريات

تعتبر إدارة المستودعات وإدارة المخزون والمشتريات عناصر حيوية في نجاح أي عملية تجارية. على الرغم من تشابهها الظاهري، إلا أن لكل منها دور مميز في تحسين الأداء وزيادة الأرباح.

إدارة المستودعات تركز على تخزين وتداول البضائع داخل المستودع. تشمل مهامها استلام الشحنات الواردة، وتنظيم المخزون، وانتقاء المنتجات للطلبات، وإدارة مستويات المخزون. هدفها هو ضمان تخزين المنتجات بشكل صحيح وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

بالمقابل، تركز إدارة المخزون على مراقبة وضبط مستويات المخزون عبر سلسلة التوريد. تتضمن هذه المهمة مراقبة المخزون، والتنبؤ بالطلب، وتجديد الإمدادات حسب الحاجة، والحد من الفاقد أو الزائد في المخزون. هدفها هو تحقيق توازن بين توفير مخزون كاف لتلبية احتياجات العملاء وتجنب تكاليف زيادة المخزون أو نقصه.

أما إدارة المشتريات، فتتعامل مع عملية الحصول على السلع أو الخدمات من موردين خارجيين. تشمل أنشطتها اختيار موردين موثوقين، وتفاوض العقود والأسعار، وتقديم طلبات للمواد أو المعدات التي تحتاجها العملية التجارية. هدفها هو ضمان توفير منتجات عالية الجودة بأسعار مناسبة والحفاظ على علاقات قوية مع الموردين.

على الرغم من تداخل هذه الوظائف في بعض الجوانب، إلا أن التركيز الرئيسي لكل منها يميزها عن الأخرى. تتعامل إدارة المستودعات مع التخزين والتداول الفعال للبضائع المادية داخل مكان معين، بينما تركز إدارة المخزون على تحسين مستويات المخزون عبر مواقع متعددة، وإدارة المشتريات تهدف إلى الحصول على الموارد الخارجية بشكل استراتيجي.

هل تبحث عن طريقة سهلة وفعالة لتحسين إدارة المشتريات والمستودعات في شركتك؟

تقدم لك منصة أدوات مجموعة متنوعة من الأدوات الجاهزة والمخصصة لإدارة جميع جوانب عمليات الشراء والمخازن، بما في ذلك:

• أداة طلب شراء.
• أداة توقيع استلام عهدة.
• أداة جرد الأصول.
• أداة سند إخراج بضاعة من المستودعات.
• أداة سند إدخال بضاعة للمستودعات.
• أداة قائمة الموردين المعتمدين في الشركة.
• أداة قوائم تفقد المواد المستهلكة.
• أداة محضر اتلاف.
• سجل إدارة مستودع المواد المستهلكة بالصنف.
• سجل إدارة مشتريات المواد المستهلكة والسحوبات.
• سجل عهدة ومقاسات ملابس العمل .

توفر المنصة نسخة مجانية تجريبية من الأدوات، مع دليل شامل لاستخدامها، اطلبها من خلال الصفحة الرئيسية لمنصة أدوات.

لا تفوت فرصة تحسين عمليات إدارة المشتريات والمستودعات في شركتك. انضم إلى منصة أدوات اليوم واستمتع بالكفاءة والسهولة في إدارة أعمالك.