اليك أهمية إدارة المشتريات للشركات واهم مسؤلياتها
إدارة المشتريات هي عملية أساسية لأي شركة تسعى لضمان استدامة أعمالها وتحقيق أهدافها بكفاءة. إن تحقيق التوازن المثالي بين تلبية احتياجات الشركة وتحقيق أفضل قيمة ممكنة للمال المستثمر هو ما يجعل إدارة المشتريات أمرًا حيويًا.
يتطلب إدارة المشتريات تخطيطًا دقيقًا واستراتيجيًا لتلبية احتياجات الشركة من المواد والخدمات بأفضل سعر وجودة وفي الوقت المناسب. تتضمن مسؤوليات إدارة المشتريات تحليل سوق الموردين، واختيار الموردين المناسبين، وتفاوض العقود، ومتابعة أداء الموردين، وتقدير المخاطر، وتحسين العمليات.
من خلال هذا المقال، سنلقي نظرة عامة على أهمية إدارة المشتريات للشركات وسنستعرض أبرز مسؤولياتها. إن فهم أهمية هذه العملية والالتزام بتنفيذها بكفاءة يمكن أن يسهم بشكل كبير في تعزيز أداء الشركة وزيادة تنافسيتها في سوق الأعمال.
ما هي إدارة المشتريات؟
إدارة المشتريات هي العملية التي تهدف إلى تخطيط وتنفيذ استراتيجية الشراء في منظمة أو شركة بهدف تلبية احتياجاتها من المواد والخدمات بكفاءة وبأفضل قيمة ممكنة. تتضمن إدارة المشتريات مجموعة من الأنشطة والمسؤوليات التي تساعد في تحقيق أهداف الشركة بشكل فعال، وتشمل ما يلي:
- تحليل الاحتياجات: تقوم إدارة المشتريات بتحليل احتياجات المؤسسة من المواد والخدمات. هذا التحليل يتضمن تحديد أنواع المواد المطلوبة والكميات المحتاجة والجودة المطلوبة.
- اختيار الموردين: يتعين على إدارة المشتريات اختيار الموردين الذين سيوفرون المواد والخدمات المطلوبة. يتضمن هذا الاختيار تقييم موردين محتملين بناءً على الأداء والسعر والجودة والتوصيل.
- إصدار أوامر الشراء: بناءً على الاحتياجات والموردين المختارين، تقوم إدارة المشتريات بإصدار أوامر الشراء الرسمية التي تحدد تفاصيل عملية الشراء بما في ذلك الكمية والسعر والشروط والمواصفات.
- متابعة ومراقبة الشحن والتسليم: تشمل هذه المرحلة مراقبة عمليات الشحن والتوصيل للتأكد من أن المواد تم تسليمها واستلامها بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
- إدارة العقود: تشمل إدارة المشتريات أيضًا إدارة العقود مع الموردين. يجب أن تتم متابعة وتنفيذ العقود بدقة وفقًا للشروط المتفق عليها.
- تقييم الأداء: يجب على إدارة المشتريات تقييم أداء الموردين بانتظام لضمان استمرارية جودة المواد والخدمات والالتزام بالعقود.
- مراقبة التكاليف: تهدف إدارة المشتريات أيضًا إلى مراقبة وتقليل التكاليف المتعلقة بعمليات الشراء، مما يسهم في تعزيز ربحية المؤسسة.
- تحقيق الكفاءة: يتعين على إدارة المشتريات العمل على تحقيق الكفاءة في عمليات الشراء من خلال تحسين العمليات واستخدام أفضل الممارسات.
باختصار، إدارة المشتريات تلعب دورًا حاسمًا في ضمان توفير المواد والخدمات اللازمة بأفضل جودة وبأقل تكلفة ممكنة، وهي تساهم بشكل كبير في نجاح واستدامة الأعمال التجارية.
ما هي أهداف إدارة المشتريات؟
تأمين الشراء وإدارة المشتريات هما جزءان مترابطان من عملية تحقيق أفضل قيمة ممكنة للشركة من خلال توفير المواد والخدمات التي تحتاجها بكفاءة وفعالية. هناك علاقة وثيقة بينهما، وفهم هذه العلاقة يمكن أن يسهم في تحسين أداء الشركة وزيادة ربحيتها. إليك بعض النقاط التي توضح العلاقة بين تأمين الشراء بأفضل وفرة اقتصادية وإدارة المشتريات:
- تحسين العمليات: إدارة المشتريات تعمل على تحسين عمليات اقتناء المواد والخدمات بشكل عام. عند تنفيذها بكفاءة، تقلل من التكاليف وتزيد من الكفاءة والإنتاجية، مما يمكن أن يساعد في تحقيق أفضل وفرة اقتصادية.
- اختيار الموردين المناسبين: إدارة المشتريات تشمل عمليات اختيار وتقييم الموردين. عندما تتم هذه العمليات بدقة، يمكن للشركة اختيار الموردين الذين يقدمون أفضل عروض الأسعار والجودة، مما يقلل من تكلفة المشتريات ويزيد من القيمة المضافة.
- تحسين تدفق المواد: إدارة المشتريات تعمل على ضمان توفر المواد والخدمات في الوقت المناسب، مما يمكن أن يزيد من كفاءة تشغيل الشركة ويحد من التوقفات غير المخططة في الإنتاج.
- تحليل البيانات: إدارة المشتريات تتضمن تحليل البيانات المتعلقة بالمشتريات والموردين. هذا التحليل يمكن أن يساعد في اتخاذ قرارات أفضل بناءً على البيانات والإحصائيات، مما يسهم في تحسين الاقتصادية.
- تقليل المخاطر: تأمين الشراء بأفضل وفرة اقتصادية يساهم في تقليل المخاطر المتعلقة بعملية الشراء، بما في ذلك تقليل المخاطر المالية والقانونية.
بشكل عام، إذا تمت إدارة المشتريات بشكل جيد، فإنها تسهم في تحقيق تأمين الشراء بأفضل وفرة اقتصادية وتحسين أداء الشركة وزيادة ربحيتها.
ضمان استمرار العلاقة الجيدة مع الموردين
العلاقة بين ضمان استمرار العلاقة الجيدة مع الموردين وإدارة المشتريات وثيقة ومهمة للشركات. إدارة المشتريات تشمل اختيار الموردين وتقييمهم وتفاوض العقود وشراء المواد والخدمات. عندما تتم هذه العمليات بشكل فعال ومحترف، تساعد في بناء علاقات جيدة ومستدامة مع الموردين.
ضمان استمرار العلاقة الجيدة مع الموردين يعني العمل على تلبية احتياجاتهم وتعزيز التفاهم والثقة بين الجانبين. إذا كانت الشركة تحترم الالتزامات المالية والتعاقدية مع الموردين وتلتزم بالجودة والمواصفات المتفق عليها، فإنها تبني سمعة جيدة لديها وتجعل الموردين يتعاونون بسرور.
بالمقابل، إذا كانت إدارة المشتريات غير فعالة ولم يتم تنفيذها بشكل جيد، فإن ذلك قد يؤثر سلبًا على العلاقة مع الموردين. تأخر الدفع أو تأخر استلام المواد أو عدم التزام الشركة بالعقود يمكن أن يؤدي إلى توتر في العلاقة مع الموردين وتقليل فرص التعاون المستقبلي.
بالتالي، تتداخل إدارة المشتريات وضمان استمرار العلاقة الجيدة مع الموردين لتحقيق أهداف الشركة بنجاح وضمان توفير المواد والخدمات بأفضل جودة وبأسعار تنافسية.
العلاقة بين العثور على مصادر بديلة للتوريد وإدارة المشتريات هي أمر حيوي في سياق عمليات الشراء للشركات. عندما تواجه الشركة تحديات مثل توقف مورد رئيسي عن تزويدها بالمواد أو تقلبات في الأسعار أو توقف في التوريد، يصبح من الضروري البحث عن مصادر بديلة لضمان استمراريتها.
إدارة المشتريات تلعب دورًا حاسمًا في هذا السياق، حيث تقوم بتحليل السوق وتقدير الاحتياجات واستقرار العروض. عندما تتمكن إدارة المشتريات من الكشف عن مصادر بديلة للمواد أو الخدمات المطلوبة، تضمن توافرها في الوقت المناسب وبأسعار تنافسية.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لإدارة المشتريات التعامل مع التغيرات في سلسلة التوريد بكفاءة، حيث يمكنها إدارة عمليات الانتقال من مورد إلى آخر بسلاسة وبأقل تأثير على العمليات اليومية للشركة.
إذا تمت إدارة المشتريات بشكل فعال وتم تطبيق استراتيجيات البحث عن مصادر بديلة بنجاح، فإنها تسهم بشكل كبير في تعزيز استدامة الأعمال وتقليل المخاطر التي قد تنشأ عن عدم التوفر أو التغيرات في سلسلة التوريد.
العلاقة بين ضمان توريد مواد خالية من العيوب وإدارة المشتريات هي أساسية لنجاح أي شركة. إدارة المشتريات تلعب دورًا حاسمًا في التحقق من جودة وموثوقية الموردين والمواد التي تتعاقد معها الشركة.
عندما تكون إدارة المشتريات قوية، يمكنها وضع معايير صارمة للجودة والأداء للموردين. وبالتالي، يضمن توريد مواد خالية من العيوب وتطابقها مع متطلبات الشركة. هذا يساعد في تجنب التأخيرات والمشاكل التي قد تنشأ عن استخدام مواد ذات جودة منخفضة.
من ناحية أخرى، يشجع ضمان توريد مواد خالية من العيوب الموردين على الامتثال لمعايير الجودة وتقديم المنتجات بجودة عالية. هذا ينشئ دورًا إيجابيًا للموردين ويشجع على الشراكات الطويلة الأمد.
باختصار، إدارة المشتريات وضمان توريد مواد خالية من العيوب تعملان معًا لضمان استدامة التوريد والجودة في منتجات وخدمات الشركة.
ما هي مهام إدارة المشتريات؟
العلاقة بين إتمام عمليات الشراء ومهام إدارة المشتريات وثيقة جدًا. إتمام عمليات الشراء هو جزء من عمليات إدارة المشتريات بشكل عام. مهام إدارة المشتريات تشمل التخطيط لاحتياجات المؤسسة من المواد والخدمات، واختيار الموردين المناسبين، وتقييمهم، وإجراء مفاوضات معهم، ووضع العقود، وضمان توفير المواد بجودة وكمية ملائمة، ومتابعة الأداء وتقييمه.
بمجرد أن يتم إتمام عمليات الشراء، يتم تنفيذ العقود وتسليم المواد أو الخدمات المشتراة. إذا تمت مهام إدارة المشتريات بشكل فعال وتم التأكد من اختيار الموردين الجيدين، يتم تحقيق إتمام عمليات الشراء بنجاح. وبالتالي، يكون للإدارة السليمة للمشتريات تأثير كبير على جودة المشتريات وكفاءة العمليات.
إدارة التكاليف
إدارة التكاليف وإدارة المشتريات علاقة تكاملية مهمة في عالم الأعمال. إذ تقوم إدارة المشتريات بتحديد الاحتياجات واختيار الموردين بعناية للحصول على أفضل قيمة ممكنة. بينما تأتي إدارة التكاليف لتتولى مراقبة وتحليل التكاليف المتعلقة بعمليات الشراء والتصنيع. هذه العمليات المترابطة تساهم في تحقيق التوازن بين الجودة والتكلفة، مما يساعد الشركة على الاستفادة القصوى من مواردها وضمان ربحيتها.
إدارة موازنة الشراء هي جزء أساسي من عملية إدارة المشتريات. تهدف إلى تخصيص موارد مالية محددة لعمليات الشراء والتأكد من استخدامها بفعالية وفقًا لأهداف الشركة واحتياجاتها. يتضمن ذلك تحديد الميزانية المخصصة للمشتريات، وتقييم التكاليف المتوقعة للمشتريات المختلفة، وضمان أن الإنفاق يتم وفقًا للميزانية المحددة. إدارة موازنة الشراء تلعب دورًا حاسمًا في ضمان استدامة العمليات التشغيلية للشركة وتحقيق الربحية.
إدارة المخازن هي جزء أساسي من عملية إدارة المشتريات والتي تسهم في تحقيق الكفاءة والفعالية في التخزين واستخدام المواد والمنتجات في الشركة. تشمل مهام إدارة المخازن التحكم في مستويات المخزون، وتصنيف المنتجات، وتتبع الحركة والتدفقات، وضمان توفر المواد في الوقت المناسب وبكميات كافية لتلبية احتياجات الشركة. إدارة المخازن تسهم في تقليل التكاليف والهدر، وتحسين إجراءات الإنتاج والتوريد، وزيادة الكفاءة العامة للشركة.
تحديد كمية الشراء هو جزء أساسي من عملية إدارة المشتريات. يتعين على أقسام المشتريات في الشركة تحديد الكميات المناسبة من المواد أو المنتجات التي يجب شراؤها بناءً على احتياجات الشركة ومتطلبات الإنتاج. هذا التحديد يعتمد على تحليلات الطلب السابقة والمستقبلية، وكذلك على عوامل مثل توافر الموارد والتكلفة والمخاطر. تحديد كمية الشراء بشكل دقيق يمكن أن يساعد في تجنب التخزين الزائد أو نقص الإمدادات، وبالتالي يؤدي إلى تحقيق أقصى استفادة من عملية الشراء وتقليل التكاليف الزائدة.
إدارة أوامر الشراء هي عملية إنشاء، متابعة، وتنفيذ طلبات الشراء في إطار عملية إدارة المشتريات. تشمل هذه العملية تحديد الموردين المناسبين، وإعداد الأوامر بناءً على احتياجات الشركة ومتطلبات المشروعات، وتقديم الأوامر للموردين، ومراقبة تنفيذ الطلبات بشكل صحيح وفقًا للجداول الزمنية والمواصفات المتفق عليها.
إدارة أوامر الشراء تلعب دورًا مهمًا في ضمان استلام المواد والمنتجات بشكل سليم وفي الوقت المناسب. تتضمن أهم مهامها التفاوض مع الموردين بشأن الأسعار والشروط والجداول الزمنية، ومراقبة مستويات المخزون، وضمان الامتثال للمعايير الجودة والسلامة، وتقديم التقارير والإشعارات اللازمة للأطراف المعنية في الشركة.
بالإضافة إلى ذلك، إدارة أوامر الشراء تساعد في توثيق وتوثيق العمليات والمعاملات المالية المتعلقة بعمليات الشراء، مما يسهم في تحقيق شفافية ومسؤولية أكبر في هذا الجانب.
التفاوض مع الموردين هو عملية تبادل العروض والاقتراحات بين الشركة والموردين بهدف التوصل إلى اتفاق مشترك يتعلق بالشروط والأسعار والجداول الزمنية للمشتريات. هذه العملية تلعب دورًا حاسمًا في عملية إدارة المشتريات وتأثيرها على الأداء العام للشركة. إليك بعض الجوانب الهامة للتفاوض مع الموردين:
- تحقيق أفضل قيمة: يهدف التفاوض إلى الحصول على أفضل قيمة ممكنة من عقد المشتريات. يمكن ذلك عن طريق تحديد شروط تفضيلية وأسعار تنافسية.
- تحديد شروط ملائمة: يجب على الشركة التأكد من أن الشروط والجداول الزمنية المتفق عليها مع الموردين تناسب احتياجاتها وأهدافها بشكل مثالي.
- ضمان الجودة: التفاوض يشمل أيضًا التحدث عن معايير الجودة والمواصفات المطلوبة للمنتجات أو الخدمات المطلوبة.
- إقامة علاقات جيدة: يمكن أن يساعد التفاوض الفعّال في بناء علاقات جيدة ومستدامة مع الموردين، مما يمكن أن يؤدي إلى فرص مستقبلية للتعاون.
- تحقيق توفيرات مالية: بفضل التفاوض المهاري، يمكن للشركة تحقيق توفيرات مالية ملحوظة من خلال تخفيض تكاليف المشتريات.
باختصار، التفاوض مع الموردين هو جزء أساسي من إدارة المشتريات ويمكن أن يسهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف الاقتصادية والتشغيلية للشركة.
إدارة العقود هي جزء أساسي من عملية إدارة المشتريات والتوريد. تهدف إلى ضمان تنفيذ الالتزامات المتفق عليها بين الشركة والموردين بشكل فعال وفعال. تشمل إدارة العقود إنشاء العقود، وتقييمها، ومتابعة تنفيذها، وإدارة التغييرات المحتملة، وإدارة المخاطر، وإنهاء العقود. تلعب هذه العملية دورًا حيويًا في ضمان استفادة الشركة من العقود بأقصى قيمتها وتجنب المشكلات والمخاطر المحتملة.
سياسات إدارة المشتريات
العلاقة بين تطوير أداء المورّد وسياسات إدارة المشتريات وثيقة ومهمة. إذا كانت سياسات إدارة المشتريات تشجع على تعزيز أداء الموردين وتقديم الجودة والكفاءة، فإن هذا سيساهم في تحسين التعاون والتفاهم بين الشركة والموردين. وعلى الجانب الآخر، إذا تم تطوير أداء الموردين بفعالية، سيتمكنون من تلبية متطلبات الشركة بشكل أفضل، مما يساهم في نجاح سياسات إدارة المشتريات. وبالتالي، تعتبر هذه العلاقة مفتاحًا لتحقيق الأهداف وتحسين العمليات داخل الشركة.
إدارة الجودة الشاملة
إدارة الجودة الشاملة تلعب دورًا حاسمًا في سياستي إدارة المشتريات وتطوير أداء الموردين. حيث يمكن أن تساعد إدارة الجودة الشاملة في تحسين مراقبة وضمان جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة من قبل الموردين. هذا يسهم في تحسين العلاقات مع الموردين وضمان تلبية متطلبات الجودة المطلوبة. بالإضافة إلى ذلك، تسهم إدارة الجودة الشاملة في تحسين العمليات الداخلية للشركة، مما يؤدي إلى تحسين الأداء العام وتقليل التكاليف وزيادة رضا العملاء.
التعامل الأمثل مع الموردين يشكل جزءًا أساسيًا من استراتيجية إدارة المشتريات. فبناء علاقات جيدة مع الموردين يمكن أن يساهم في تحقيق التعاون والشراكة المثلى. يمكن لذلك تحقيق مزايا عديدة بما في ذلك الحصول على أفضل العروض والأسعار وضمان توفير المواد أو الخدمات في الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك، التعامل الأمثل مع الموردين يمكن أن يزيد من فهم متطلبات العملاء وتحسين جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة. هذا يسهم في تعزيز رضا العملاء وزيادة تنافسية الشركة في السوق.
الإمداد عالمي النطاق
الإمداد عالمي النطاق يعني أن عمليات الشراء والإمداد تشمل توفير المواد والمنتجات من موردين محتملين في مختلف أنحاء العالم. هذا يتيح للشركة الوصول إلى مصادر وأسواق جديدة وتنويع مصادر الإمداد. يمكن أن يكون لهذا النهج مزايا كبيرة من حيث تقليل مخاطر التوريد وتحسين الجودة والتكلفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد الإمداد عالمي النطاق في تلبية احتياجات العملاء بفعالية في مناطق مختلفة من العالم وتوسيع نطاق العمل وتحقيق النمو.
إدارة الشراء الأخضر تشير إلى مفهوم يهدف إلى تحقيق الاستدامة البيئية في عمليات الشراء والتوريد. تعتبر إدارة الشراء الأخضر واحدة من الجوانب المهمة للمسؤولية الاجتماعية للشركات، حيث تهدف إلى تقليل تأثير عمليات الشراء على البيئة والمجتمع.
من خلال إدارة الشراء الأخضر، يقوم المنظمة بتحليل مورديها ومنتجاتها بناءً على معايير الاستدامة والبيئة. يتم اختيار الموردين الذين يتبنون ممارسات صديقة للبيئة والاستدامة، ويتم تعزيز التعاون معهم.
يمكن أن تتضمن ممارسات إدارة الشراء الأخضر تقليل الفاقد، واستخدام مواد معاد تدويرها، وتوجيه الاهتمام نحو المنتجات ذات البصمة البيئية المنخفضة، وتطوير سلاسل التوريد المستدامة.
هذا النهج ليس فقط يعود بالفوائد للبيئة، ولكنه أيضًا يمكن أن يقلل من التكاليف ويساعد في تحقيق مكاسب إيجابية لصورة الشركة وتلبية توقعات العملاء والمستهلكين الذين يشجعون على المنتجات والخدمات الصديقة للبيئة.
إدارة المخاطر
إدارة المخاطر هي عملية تحليل وتقييم وتقليل المخاطر والتحكم فيها في سياق أعمال منظمة أو مؤسسة. يهدف الهدف الرئيسي لإدارة المخاطر إلى تحقيق التوازن بين تحقيق الأهداف والربحية والحفاظ على استدامة الأعمال، مع التحكم في التأثيرات السلبية المحتملة.
تشمل إدارة المخاطر تحليل مخاطر محتملة في مختلف مجالات الأعمال مثل المالية والتشغيل والأمان والتسويق والقانون. يتضمن هذا التحليل التعرف على المخاطر المحتملة، وتقدير مدى تأثيرها المحتمل، وتقييم احتمال حدوثها.
بناءً على التحليل، يتم تطوير استراتيجيات للتعامل مع المخاطر، بما في ذلك تقليل المخاطر إلى أدنى حد ممكن وتحديد خطط للتعامل معها إذا حدثت. يتطلب إدارة المخاطر أيضًا تحديد المسؤوليات وتخصيص الموارد لتنفيذ هذه الاستراتيجيات.
إدارة المخاطر لها أهمية كبيرة في الأعمال والمشاريع، حيث يمكن أن تساعد في منع الأضرار والخسائر وتحسين اتخاذ القرارات وتعزيز الاستدامة والنجاح في الأعمال.
العناصر الأساسية الواجب توافرها في برنامج إدارة مشتريات الشركة
برنامج إدارة مشتريات الشركة يشمل عناصر أساسية لتحسين العمليات التشغيلية. يجب أن يتضمن قاعدة بيانات مركزية لتخزين معلومات الموردين والمواد. واجهة مستخدم سهلة تسهل على الموظفين تنفيذ الشراء وتتبعه. يدعم تنفيذ سياسات الشراء ويسهل إدارة العقود والمخزون. يجب أيضًا أن يمكنه إنشاء تقارير تحليلية تساعد في اتخاذ القرارات وتحسين الأداء التشغيلي للشركة:
إدارة العقود Contract Management
إدارة العقود (Contract Management) تعتبر جزءًا أساسيًا من برامج إدارة الشركة، حيث تسهم في تنظيم ومراقبة جميع العقود والاتفاقيات التي ترتبط بأعمال الشركة. يتيح برنامج إدارة الشركة متابعة تفاصيل العقود، مثل مواعيد الانتهاء والالتزامات المالية والمسؤوليات. وبالتالي، يتيح ذلك للشركة الالتزام بالعقود بكفاءة، ويمكنها تجنب الانتهاكات والتأخير في الأداء.
فتح العروض وتقييمها (Opening & Evaluation) هو جزء أساسي من عمليات إدارة المشتريات ويتعلق بمرحلة استقبال وفحص العروض المقدمة من قبل الموردين. يساعد هذا الإجراء في تحديد أفضل الموردين الذين يلبون متطلبات الشركة بأفضل طريقة ممكنة. من خلال تقييم العروض ومقارنتها ببعضها البعض، يمكن للشركة اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الاختيار النهائي للموردين الذين سيتم التعاقد معهم. هذا يسهم في ضمان الجودة والكفاءة في عمليات الشراء وتحقيق التوفيرات المالية.
إنشاء طلبات تقديم العروض (RFP Management) هو جزء ضروري من إدارة المشتريات يتيح للشركة طلب عروض من الموردين المحتملين. يتضمن هذا العمل تحديد المتطلبات والمواصفات التي يجب تلبيتها من قبل الموردين المحتملين، وإعداد الوثائق اللازمة للعرض، وإرسال الطلبات إلى الموردين، واستقبال وتقييم العروض المقدمة. إنه جزء مهم للغاية في تيسير عملية اختيار الموردين الأفضل وضمان تلبية احتياجات الشركة بشكل مثالي.
إختيار المورد وإنهاء الإجراءات (Vendor Selection & Finalization) هو مرحلة حاسمة في عملية إدارة المشتريات. في هذه المرحلة، يتعين على الشركة اتخاذ قرار نهائي بشأن المورد الذي سيتم التعامل معه. يتضمن ذلك تقييم عروض الموردين ومقارنتها بالمعايير والمتطلبات المحددة، واختيار المورد الأنسب من بينهم، ومن ثم إنهاء الإجراءات القانونية والتعاقد مع المورد المختار. تكمن أهمية هذه المرحلة في ضمان تعاون فعال ومثمر مع المورد المناسب وضمان تلبية احتياجات الشركة بأفضل طريقة ممكنة.
إدارة الموردين (Vendor Management) هي جزء أساسي من عمليات إدارة المشتريات في الشركات. تتضمن هذه العملية التعامل مع مجموعة متنوعة من الموردين وضمان تنفيذ العقود والاتفاقيات بشكل فعال. يهدف إدارة الموردين إلى تحقيق التعاون المثلى مع الموردين وضمان توفر المواد والخدمات بالجودة والتكلفة المناسبة. بفضل إدارة الموردين الفعالة، يمكن للشركات تحسين كفاءة عملياتها وضمان تحقيق أهدافها بنجاح.
تقديم العروض (BID Submission) هو عملية هامة في مجال إدارة المشتريات والعقود. تشمل هذه العملية تقديم عروض من قبل الموردين أو المقاولين للمشاركة في مناقصات أو طلبات عروض (RFPs) التي تقدمها الشركات أو الجهات الحكومية. يتعين على الموردين تقديم عروضهم الفنية والمالية والتنافسية بهدف الفوز بالعقد أو المشروع. تتطلب عملية تقديم العروض استعراض وتقييم العروض بعناية لاختيار أفضل الموردين أو المقاولين لتنفيذ المشاريع أو توفير السلع والخدمات المطلوبة. تلعب هذه العملية دورًا حاسمًا في تحقيق أهداف الشركة بفعالية وفي تحقيق أفضل قيمة ممكنة من عمليات الشراء والتوريد.
المزاد الإلكتروني (e-Auction) هو طريقة حديثة وفعالة لتنظيم عمليات الشراء والمزادات عبر الإنترنت. يتميز المزاد الإلكتروني بسهولة الوصول إليه وبسرعة العملية، حيث يتيح للشركات والمؤسسات البيع والشراء للسلع والخدمات بطريقة شفافة وتنافسية. تعتمد هذه العملية على استخدام منصة إلكترونية تمكن المشترين والبائعين من عرض منتجاتهم والمنافسة من أجلها عبر الإنترنت.
تعتبر المزادات الإلكترونية وسيلة فعالة لتحقيق أفضل قيمة ممكنة من عمليات الشراء والبيع، حيث يمكن للمشترين والبائعين تقديم العروض والمزايدات بناءً على الأسعار والشروط التي يرونها مناسبة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تنظيم المزادات الإلكترونية بشكل دوري أو استنادًا إلى الحاجة، مما يسهم في تحقيق توفيرات مالية وتحسين إجراءات الشراء.
بشكل عام، يعكس المزاد الإلكتروني العصر الرقمي الحديث ويساهم في تبسيط وتحسين عمليات إدارة المشتريات والعقود.
إدارة الطلبات Indent Management
إدارة الطلبات (Indent Management) هي عملية تنظيم ومراقبة عمليات الطلب والتوريد داخل شركة أو منظمة. تهدف هذه العملية إلى ضمان توفير المواد والمنتجات الضرورية بشكل فعال وفي الوقت المناسب لضمان استمرارية العمليات التشغيلية وتلبية احتياجات العملاء.
تشمل مهام إدارة الطلبات تقدير احتياجات المنظمة من المواد والمنتجات، وإعداد الطلبات والمواصفات الفنية للمشتريات، والتعامل مع الموردين للحصول على عروض الأسعار، وتقديم طلبات الشراء النهائية، ومتابعة تنفيذ العقود والمشتريات.
يعتبر إدارة الطلبات جزءًا مهمًا من إدارة المشتريات والإمداد، حيث تسهم في تحسين التخطيط والتنسيق والكفاءة في عمليات الشراء والتوريد. تساعد أنظمة إدارة الطلبات الحديثة في تبسيط العمليات وزيادة الشفافية، مما يساهم في تحقيق توفيرات مالية وتحسين أداء المنظمة بشكل عام.
ما هي معايير الأداء لإدارة المشتريات KPIs؟
أولًا: معايير الأداء المالي
العلاقة بين التكلفة لكل فاتورة أو أمر شراء وبين معايير الأداء لإدارة المشتريات (KPIs) هي أمر حيوي في تقييم كفاءة عملية الشراء والتوريد. فالتكلفة لكل فاتورة تمثل النفقات الإجمالية للمشتريات مقسومة على عدد الفواتير أو أوامر الشراء. وهي تعكس كمية الجهد والموارد التي تم استخدامها في العملية.
أما معايير الأداء لإدارة المشتريات (KPIs) فهي مؤشرات تستخدم لقياس أداء عملية المشتريات، وتشمل معايير مثل جودة الموردين، والتسليم في الوقت المناسب، والتوفيرات المالية، وغيرها. إذا كانت التكلفة لكل فاتورة منخفضة بينما تظهر معايير الأداء تحسنًا مستمرًا، فإن ذلك يشير إلى كفاءة في عملية الشراء. وبالعكس، إذا زادت التكلفة لكل فاتورة مع تدهور معايير الأداء، فقد يكون هذا إشارة إلى وجود مشاكل في العملية تحتاج إلى تصحيح.
لذلك، يتعين على إدارة المشتريات مراقبة هذه العلاقة والعمل على تحسينها باستمرار من خلال تطبيق ممارسات أفضل وتحسين إجراءات العملية.
عائد استثمار المشتريات
عائد استثمار المشتريات هو مؤشر مهم يقيس كفاءة إدارة المشتريات في تحقيق مردود مالي إيجابي من الاستثمارات في عمليات الشراء والتوريد. يتعلق هذا المفهوم بكيفية استغلال الموارد والأموال المخصصة للمشتريات بهدف تحقيق أقصى قيمة ممكنة.
إذا تمكنت إدارة المشتريات من تحقيق عائد استثمار إيجابي، فهذا يعني أن الأموال التي تم صرفها في عمليات الشراء قد تم استغلالها بكفاءة وأسفرت عن توفير مالي أو زيادة في القيمة المضافة للشركة. وهذا يعزز من ربحية الشركة وقدرتها على الاستمرارية والنمو.
من الجدير بالذكر أن عائد استثمار المشتريات يعتمد على مجموعة من العوامل، بما في ذلك تكاليف الشراء، وجودة المواد المشتراة، وأوقات التسليم، وتحقيق التوفيرات المالية. لذا، يجب على إدارة المشتريات العمل على تحسين هذه العوامل بهدف تحقيق أقصى قيمة استثمارية ممكنة وزيادة العائد على الاستثمار.
التنافس السعري
التنافس السعري هو جزء أساسي من استراتيجية إدارة المشتريات، حيث يهدف إلى الحصول على أفضل الصفقات والعروض من الموردين. يتضمن ذلك طلب العروض ومقارنة الأسعار والشروط المختلفة المقدمة من قبل مجموعة متنوعة من الموردين.
تلعب عمليات التنافس السعري دورًا حاسمًا في تحقيق التوفيرات المالية وزيادة كفاءة إدارة المشتريات. إذ يمكن للشركات من خلال التفاوض والمنافسة الحصول على أسعار أكثر تنافسية، مما يسهم في تحسين الأداء المالي للشركة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لعمليات التنافس السعري أن تساهم في تعزيز جودة المنتجات والخدمات المقدمة من الموردين، حيث يسعى الموردون إلى تحسين منتجاتهم وخدماتهم لكسب صفقات أفضل.
باختصار، يعتبر التنافس السعري جزءًا أساسيًا من استراتيجية إدارة المشتريات الفعالة والاقتصادية ويسهم في تحقيق الأهداف المالية والتشغيلية للشركة.
الإنفاق الخاضع للإدارة هو جزء أساسي من استراتيجية إدارة المشتريات في أي منظمة. يهدف هذا الإجراء إلى ضمان الرقابة والشفافية على الإنفاق المالي، والتأكد من أن الأموال تُنفق بحكمة وبموجب سياسات وإجراءات محددة. يساعد الإنفاق الخاضع للإدارة في تجنب الفاحشة المالية وضمان الامتثال للمعايير واللوائح المحلية والدولية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لإدارة المشتريات تحليل البيانات المتعلقة بالإنفاق لاتخاذ قرارات أفضل وتحسين أداء الشركة بشكل عام.
ثانيًا: معايير التسليم
توافر المزود هو جزء حاسم من عملية إدارة المشتريات في أي منظمة. يشير هذا المصطلح إلى القدرة على الاعتماد على موردين موثوقين ومؤهلين لتلبية احتياجات الشركة. يعتمد توفر المزود على تقييم دقيق للموردين وتقييم أدائهم بشكل منتظم. هذا يساعد في تقليل المخاطر وضمان توفير المواد والخدمات بجودة عالية وبأفضل سعر ممكن. بالإضافة إلى ذلك، توفر المزود يمكن أن يؤدي إلى تحسين التعاون بين الشركة والموردين، مما يسهم في تعزيز العلاقات التجارية وزيادة الكفاءة في سلسلة التوريد.
المهلة الممنوحة للمورد
المهلة الممنوحة للمورد هي عامل مهم في عملية إدارة المشتريات. تحدد المهلة الممنوحة المدة التي يتعين على المورد تقديم المواد أو الخدمات فيها. إذا تم تحديد مهلة معينة بشكل جيد وتم احترامها، فإن ذلك يسهم في تخفيض التكلفة وزيادة الكفاءة في سلسلة التوريد. من ناحية أخرى، إذا لم يتم تنفيذ المهلة بشكل صحيح، قد يتسبب ذلك في تأخيرات ومشكلات تشغيلية للشركة. لذا، يجب أن تتم مراقبة وإدارة المهلات بعناية، ويمكن استخدامها كمؤشر على أداء الموردين وجودتهم في تلبية احتياجات الشركة.
معدل مشتريات الطوارئ هو مؤشر مهم في إدارة المشتريات. يشير هذا المعدل إلى الكمية والتكلفة التي يتعين شراؤها في حالات الطوارئ أو الظروف غير المتوقعة. يجب أن يتم تحديد معدل مشتريات الطوارئ بعناية لضمان توفير الموارد اللازمة عند حدوث مشاكل غير متوقعة في سلسلة التوريد أو تعطل إمدادات الأساسيات. يساعد هذا المعدل في تقليل المخاطر وضمان استدامة عمليات الشركة، حيث يمكن لإدارة المشتريات التعامل بفعالية مع تلك الحالات الطارئة وضمان استمراريتها.
زمن دورة أمر الشراء هو المدة الزمنية التي تحتاجها عملية شراء من بداية طلب الشراء حتى استلام المنتج أو الخدمة. إدارة زمن دورة أمر الشراء هي عامل مهم في تحسين كفاءة عمليات المشتريات. إذا تم تقليل زمن دورة أمر الشراء، فإنه يمكن أن يقلل من تكاليف الإدارة ويزيد من استجابة الشركة لاحتياجات العملاء أو المشروعات. وبالتالي، يسهم في تعزيز الكفاءة العامة للشركة وتحسين الأداء التنظيمي.
ثالثًا: معايير الجودة
معدل انحراف أداء المورّد هو مؤشر يقيس مدى تقديم المورّد للمواد أو الخدمات بشكل مستمر ومطابقة للمعايير والتوقعات المحددة في عقد التوريد. إذا كان هناك انحراف كبير بين أداء المورّد الفعلي والمعايير المتوقعة، فإن ذلك يشير إلى وجود مشكلة في علاقة التوريد. يعتبر تتبع معدل انحراف أداء المورّد أمرًا هامًا لضمان جودة المواد أو الخدمات والالتزام بالاتفاقيات التعاقدية. تحسين هذا المؤشر يمكن أن يسهم في تعزيز الشراكة بين الشركة والمورّد وضمان استدامة عملية التوريد.
النسبة المئوية للتوافق مع أنظمة الشركة
النسبة المئوية للتوافق مع أنظمة الشركة تعكس مدى تطابق أنشطة إدارة المشتريات مع معايير وأنظمة الشركة. إنها تقيس قدرة إدارة المشتريات على الامتثال للسياسات والإجراءات المعتمدة داخل الشركة. هذا التوافق مهم لضمان تنفيذ عمليات الشراء بشكل متسق وفعال، وللامتثال لمتطلبات الجودة والأمان والاستدامة المعمول بها داخل الشركة. تحقيق نسبة عالية من التوافق يساهم في تعزيز سلامة العمليات والحد من المخاطر والتكاليف الزائدة، مما يسهم في تحقيق أداء متميز لإدارة المشتريات في سياق استراتيجي أوسع للشركة
دقة أوامر الشراء
دقة أوامر الشراء هي مؤشر مهم لأداء إدارة المشتريات في الشركة. إنها تشير إلى مدى دقة واكتمال أوامر الشراء التي تصدرها الشركة للموردين. عندما تكون أوامر الشراء دقيقة ومفصلة، يتم تقليل فرص الخطأ والتوقف في العمليات. هذا يساعد على تحقيق التوفير في التكاليف وزيادة الكفاءة.
على سبيل المثال، عندما تحتوي أوامر الشراء على المعلومات الصحيحة حول المواد والكميات والأسعار، يمكن للموردين تنفيذ الطلبات بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. هذا يقلل من حدوث أخطاء في التوريد وتأخيرات في التسليم، مما يسهم في تعزيز ثقة الموردين وتحسين العلاقات معهم. بالإضافة إلى ذلك، تساهم دقة أوامر الشراء في السيطرة على المخزون وتجنب التكاليف الزائدة نتيجة للزيادة الزائدة في المخزون.
إذا تمت مراقبة وتحسين دقة أوامر الشراء بشكل منتظم، فإن ذلك يعزز من كفاءة عمليات إدارة المشتريات ويسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة.
مراحل عملية الشراء في ادارة المشتريات
- استقبال طلبات الشراء ودراستها: تبدأ العملية باستقبال طلبات الشراء ودراستها لضمان توفير الاحتياجات كما هي في الطلب.
- تحديد المورد: يتطلب اختيار المورد بحثًا دقيقًا لاختيار البديل الأفضل وطلب أسعار من الموردين.
- إصدار أمر الشراء: تصدر إدارة المشتريات أمر الشراء ببيانات مفصلة عن العملية.
- استلام الأصناف وفحصها: يتم التعاون مع مختصين لمراجعة وفحص الأصناف المتسلمة وضمان سلامتها.
- مراجعة المستندات والفواتير: تمتثل إدارة المشتريات للمستندات والفواتير وتقوم بمراجعة السجلات ذات الصلة.
المشاكل التي تواجهها ادارة المشتريات
- نقص المعلومات: غالبًا ما يكون هناك نقص في المعلومات الدقيقة حول الموردين والأسعار والمنتجات المتاحة.
- توقيت التسليم: تأخيرات في تسليم المواد يمكن أن تسبب مشكلات في سير العمل.
- تقلبات الأسعار: تغيرات في أسعار المواد يمكن أن تؤثر سلبًا على تكاليف المشتريات.
- عدم التوافق مع الموردين: قد تحدث صراعات أو عدم توافق مع الموردين يؤدي إلى مشاكل في العمليات.
- عدم الامتثال للقوانين: عدم الامتثال للقوانين واللوائح قد يضع الشركة في مواقف قانونية صعبة.
- تقليل التكاليف: ضغوط لتقليل التكاليف يمكن أن تؤدي إلى تقليل جودة المشتريات.
- تقنيات قديمة: استخدام تقنيات وأنظمة قديمة يمكن أن يقلل من كفاءة عملية المشتريات.
- توريد غير مستدام: عدم الاهتمام بالتوريد المستدام والبيئي يمكن أن يسبب مشاكل في الصورة العامة للشركة
أدوات موقعنا الإلكتروني لإدارة المشتريات والمستودعات
توفر منصة ادوات لعملاؤها الكرام ادوات مخصصة جاهزة لإدارة المشتريات والمستودعات مثل:-
- أداة طلب شراء
- أداة توقيع استلام عهدة
- أداة جرد الأصول
- أداة محضر اتلاف
- أداة سند إخراج بضاعة من المستودعات
- أداة سند إدخال بضاعة للمستودعات
- أداة قائمة الموردين المعتمدين في الشركة
- أداة قوائم تفقد المواد المستهلكة
- سجل إدارة مستودع المواد المستهلكة بالصنف
- سجل إدارة مشتريات المواد المستهلكة والسحوبات
- سجل عهدة ومقاسات ملابس العمل
كما انه بإمكانك تحميل العينات المجانية من الادوات لتجربتها قبل الطلب، مع دليل شامل لإستخدام الادوات تستطيع التعرف عليه من خلال الصفحة الرئيسية لمنصة ادوات من هنــــــــــا.
