أسس إدارة المشتريات والعقود وأهميتها

ادارة المشتريات والعقود فن لا يتقنه إلا المحترفون، حيث تساعد في تحقيق إدارة فعالة لعملية المشتريات كما أن لها تأثير كبير على تحقيق أهداف الشركة وزيادة كفاءتها وربحيتها، فهي تمثل العمود الفقري لنجاح أي منظمة.

تمثل هذه العملية الحيوية الجسر الرئيسي بين الشركة وشبكتها المتشعبة من الموردين، حيث يتم فيها شراء السلع والخدمات الضرورية للمعاملات اليومية، يتضمن نطاق إدارة المشتريات تقييم الاتفاقات التعاقدية الرسمية، وتحديدها، وإنشاؤها بعناية فائقة، بالإضافة إلى إدارة العلاقات المُستمرة مع مجموعة متنوعة من الموردين.

ادارة المشتريات والعقود

يعد مجال المشتريات من أكثر المجالات تعقيدًا في إدارة الأعمال، حيث يجمع بين العديد من الأنشطة المترابطة والمتداخلة. تتضمن هذه العمليات شراء المواد والمعدات، وتقدير الاحتياجات وتحديدها بدقة، وضمان توفير السلع والخدمات بأفضل جودة وبأقل تكلفة ممكنة.

بالإضافة إلى ذلك، تلتزم إدارة المشتريات بالتعامل مع الحسابات الدائنة وضمان استكمال الدورة من التوريد حتى التسوية بنجاح، ويأتي دورها الكبير في توفير المستندات الداعمة والبيانات الضرورية التي تسهم في معالجة فواتير الموردين بسلاسة وتسهيل عمليات الدفع والمراجعة.

مفهوم ادارة المشتريات

إدارة المشتريات هي جزء حيوي من عملية الإدارة في أي مؤسسة أو منظمة، إذ يعمل قسم إدارة المشتريات على: تخطيط وتنظيم ورصد جميع العمليات المتعلقة بشراء المواد والخدمات التي تحتاجها المؤسسة لتحقيق أهدافها بالكامل. يتميز دور إدارة المشتريات بتحقيق توازن دقيق بين متطلبات المؤسسة وميزانيتها، حيث يجب الحفاظ على جودة المواد والخدمات المشتراة بينما تكون التكاليف معقولة وفقًا للميزانية المتاحة.

تتضمن مهام إدارة المشتريات: تقييم الاحتياجات المستقبلية للمؤسسة ووضع استراتيجيات لتلبية هذه الاحتياجات بفعالية، كما يتعين أيضًا على إدارة المشتريات البحث عن موردين موثوقين وتقييمهم بعناية للتأكد من جودة المنتجات أو الخدمات التي يقدمونها. بالإضافة إلى ذلك، تشمل مهامهم أيضًا التفاوض على العقود والأسعار، ومراقبة الجداول الزمنية للتسليم، وتقديم المشورة بشأن تحسين أداء عمليات الشراء.

الهدف الأسمى لإدارة المشتريات هو تحقيق أقصى قيمة ممكنة من الأموال المستثمرة في عمليات الشراء، فيجب أن تكون الشراءات بالكمية المناسبة والجودة المثلى وبأسعار تنافسية، مع الالتزام بالمواعيد المحددة لتلبية احتياجات المؤسسة. تسهم إدارة المشتريات الفعالة في تحسين الكفاءة التشغيلية للمؤسسة وزيادة ربحيتها، مما يجعلها عاملًا حاسمًا لنجاح أي مؤسسة في البيئة التنافسية الحديثة.

أهمية ادارة إدارة المشتريات والعقود اللوجستية

إدارة المشتريات والعقود تشكل العمود الفقري للمؤسسة، حيث تلعب دورًا حاسمًا في تحقيق أهدافها وضمان استمراريتها في السوق التنافسي الحالي. يمكن تلخيص أهمية الإدارة الحيوية في النقاط التالية:

1. ضمان استدامة العمليات: إدارة المشتريات تضمن توفير جميع المواد والخدمات اللازمة لسير العمليات التشغيلية داخل المؤسسة بسلاسة. بفهم دقيق لاحتياجات المؤسسة، يمكن لقسم المشتريات تقديم الدعم اللازم لجميع الأقسام الأخرى.
2. تحقيق التوفير: يعمل قسم المشتريات على البحث عن أفضل الصفقات والعروض في السوق، وضمان شراء المواد والخدمات بالسعر الأنسب، وهذا يتيح للمؤسسة تحقيق توفير كبير في التكاليف، مما يسهم في زيادة الأرباح.
3. دعم التنوع والابتكار: إدارة المشتريات تساعد المؤسسة على اكتشاف مصادر توريد متنوعة ومواد جديدة، مما يسهم في توفير سلع وخدمات متنوعة ومتكاملة للعملاء، حيث تعزز هذه العمليات من قدرة المؤسسة على تلبية متطلبات السوق بفعالية والابتكار في منتجاتها.
4. تحقيق الكفاءة المالية: نظرًا لأن تكاليف المشتريات تشكل نسبة كبيرة من قيمة المبيعات في معظم المؤسسات، فإن إدارة المشتريات الفعالة تلعب دورًا مهمًا في تحسين الكفاءة المالية للمؤسسة وزيادة ربحيتها.
5. تجنب المخاطر القانونية والمالية: قسم المشتريات يساعد في تقديم المشورة القانونية والمالية حول العقود والالتزامات المالية، وبذلك يقلل من مخاطر المؤسسة ويضمن تنفيذ العقود بشكل سليم وقانوني.

مهام ادارة المشتريات والعقود

مهام إدارة المشتريات والعقود في الشركات تشكل عملية معقدة وحيوية تسهم بشكل كبير في نجاح المؤسسة وسير أعمالها بسلاسة.

يُمكن تلخيص هذه المهام الحيوية على النحو التالي:

• إدارة العقود والتعاقدات: تشمل هذه المهمة إعداد ومراجعة العقود والاتفاقيات المختلفة التي تبرمها الشركة مع موردينها أو عملاءها. تهدف إلى ضمان أن العقود مكتوبة بشكل دقيق وتحتوي على شروط تجارية ملائمة للمؤسسة.
• إعداد الوثائق والمستندات: يتضمن هذا الجانب إعداد وثائق التعاقد والطلبات والاستشارات والمناقصات وغيرها من المستندات الضرورية لعمليات المشتريات والعقود. تحتاج هذه الوثائق إلى تكون دقيقة ومتناسبة مع متطلبات العمليات.
• التقييم والمراقبة: يجب على قسم المشتريات والعقود متابعة الأداء المستمر للموردين وضمان تقديم الخدمات أو المواد وفقًا للعقود الموقعة. تشمل هذه المهمة تقديم تقارير دورية توثِّق أداء الموردين وتقييمهم.
• التنفيذ والتسليم والاستلام: يشمل هذا الجانب مراقبة تنفيذ العقود والتأكد من تسليم واستلام المواد أو الخدمات بشكل صحيح وفقًا للشروط المتفق عليها.
• إدارة العمليات المالية: تتضمن هذه المهمة إعداد الميزانيات والتكاليف المتعلقة بعمليات المشتريات والعقود. تهدف إلى تحقيق أقصى قيمة من الأموال المستثمرة في هذه العمليات وتحقيق توفير في التكاليف.
• إدارة المخاطر: يجب أن تعمل إدارة المشتريات والعقود على تحليل وتقليل المخاطر التجارية والتعاقدية وضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها.
• إعداد التقارير والتصورات: يعتمد على مخرجات هذه العمليات لتقديم تقارير دورية توضح أداء القسم والمعوقات الموجودة، مما يساعد إدارة الشركة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المناسبة.

مسئوليات قسم المشتريات والعقود

مسؤوليات إدارة المشتريات والعقود تعكس التعقيد والأهمية الكبيرة التي تحملها هذه الإدارة في إدارة نجاح المؤسسة بفاعلية وكفاءة.

إليك تلخيصًا لأهم هذه المسؤوليات:

• التخطيط ووضع السياسة: تقع على عاتق إدارة المشتريات والعقود مسؤولية وضع سياسة الشراء وتطويرها لتلبية احتياجات ومتطلبات المؤسسة. تشمل هذه العملية تحديد المعايير الرئيسية مثل الجودة والكمية والسعر.
• إجراء البحوث والتحليل: يجب على القسم أن يجري بحوثًا دورية لفهم وضع السوق وتقلباته. هذه البحوث تشمل دراسة اتجاهات الأسعار وتوافر المواد والخدمات وتحليل البدائل المتاحة.
• مراجعة طلبات الشراء: يتعين على الإدارة مراجعة طلبات الشراء المُقدمة من الإدارات الأخرى للتأكد من توافقها مع سياسة الشراء وخطة المؤسسة.
• الجدولة الزمنية: تنظم إدارة المشتريات الجداول الزمنية لعمليات الشراء والتسليم بناءً على احتياجات المؤسسة والقدرة التخزينية والمالية.
• تحديد مستوى المخزون: يتعين على الإدارة تحديد مستوى المخزون المناسب لضمان توافر المواد دون الإفراط في التخزين.
• إصدار أوامر الشراء والتوريد: تشمل مسؤولية إدارة المشتريات إصدار أوامر الشراء للموردين ومتابعة عمليات التوريد.
• اعتماد عملية التسليم: يجب التحقق من سلامة العقود والفواتير وضمان أن المواد تلبي المواصفات المطلوبة.
• التخلص من المخزون الزائد: يتعين على الإدارة التصريف في المواد التي لم تعد مطلوبة والتخلص من المخزون الزائد بشكل فعال.

خطة إدارة المشتريات

خطة إدارة المشتريات هي الأساس الذي يضمن تدفقًا سلسًا لسلسلة التوريد في الشركة، وتضمن تلبية الاحتياجات بفعالية وفي الوقت المناسب.

تتضمن مسؤوليات خطة إدارة المشتريات 6 خطوات أساسية يمكن سردها في السطور التالية:

1. تحديد الحاجة: يجب أن تبدأ الخطة بتحديد الاحتياجات الخاصة بالشركة بدقة، سواء كانت سلعًا أو خدمات. هذا يتطلب بحثًا دقيقًا لتحديد الكميات والمتطلبات المالية.
2. البحث عن الموردين: بناءً على الاحتياجات المحددة، يجب على المشترين إعداد قائمة بالموردين المحتملين القادرين على تلبية هذه الاحتياجات. ثم يتم طلب عروض أسعار من هؤلاء الموردين.
3. تحديد نوع العقد: يجب اختيار نوع العقد الأنسب للصفقة بناءً على طبيعة الاحتياجات وشروط الشركة. ذلك يشمل تحديد ما إذا كان العقد سيكون ثابتًا أم متغيرًا وما إذا كان على أساس توريد أم خدمة.
4. إدارة المخاطر: يجب على المشترين أن يكونوا على استعداد لإدارة المخاطر المحتملة في عملية الشراء. يجب تقييم وتحليل المخاطر المحتملة مثل تأخيرات في التسليم أو مشاكل في الجودة واتخاذ التدابير اللازمة للتعامل معها.
5. تفاصيل الدفع: يجب تحديد تفاصيل الدفع بدقة، بما في ذلك العملة وجدول الدفع. ذلك يساهم في تجنب المشكلات المالية في المستقبل.
6. الامتثال القانوني: يجب التأكد من أن الصفقة تلتزم بجميع القوانين واللوائح المحلية والدولية ذات الصلة. يجب أن تحترم الشركة القوانين المتعلقة بالتجارة وحقوق الملكية الفكرية والبيئة وحقوق الإنسان وأخرى.

مخاطر عدم توافر إدارة العقود في الشركات

عدم توافر إدارة العقود في الشركات السعودية يمكن أن يكون له تأثيرات سلبية كبيرة على أداء وسمعة الشركة.

إليك بعض المخاطر التي تنشأ نتيجة عدم إدارة العقود بشكل صحيح:

• تقدم بطيء وفقدان فرص أعمال: عدم إدارة العقود بفعالية يمكن أن يؤدي إلى تأخر تنفيذ المشاريع وفقدان الفرص التجارية. قد يتعذر على الشركة تحقيق أهدافها بشكل فعال إذا لم تستفد من العقود بشكل صحيح.
• تدهور العلاقات التجارية: عدم إدارة العقود يمكن أن يؤدي إلى توتر العلاقات مع الأطراف المعنية بالعقد. إذا لم تتم متابعة وتنفيذ العقود بناءً على الشروط والأحكام المحددة، فقد يشعر الشركاء التجاريين بعدم الثقة والاستياء.
• التعرض للمسائل القانونية: قد تتسبب عدم إدارة العقود بشكل صحيح في خروج الشركة من التزاماتها القانونية، مما يمكن أن يؤدي إلى التقاضي والخسائر المالية. تكاليف التصعيد القانوني يمكن أن تكون باهظة وتؤثر على السمعة والقيمة المالية للشركة.
• فقدان الفرص التنافسية: عندما لا تتمكن الشركة من إدارة العقود بفعالية، قد تفقد القدرة على المنافسة في السوق بشكل فعال، حيث أن الشركات التي تدير عقودها بشكل جيد غالبًا ما تتمتع بتكاليف منخفضة وفرص أفضل للتوسع والنمو.
• فشل في تحقيق القيمة المضافة: عقود الشركة تحمل العديد من الفرص لتحقيق القيمة المضافة من خلال تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف، وبالتالي إذا لم تُدار هذه العقود بشكل صحيح، فإن هذه الفرص يمكن أن تفقد.

مهام رئيس قسم المشتريات في الشركات

رئيس قسم المشتريات في الشركات السعودية يلعب دور حيوي؛ لضمان سير عمليات الشراء والتوريد بفعالية وفقًا لأهداف ومعايير الشركة؛ لذا يتعين عليه القيام بمجموعة من المهام العامة والتخصصية لضمان تحقيق هذه الأهداف. من بين مهامه:

المهام العامة لرئيس قسم المشتريات:

1. إعداد الاستراتيجيات: يساهم في وضع الخطط والاستراتيجيات المتعلقة بإدارة المشتريات والتوريد، وضمان توافقها مع أهداف الشركة.
2. وضع السياسات والإجراءات: يقوم بوضع السياسات والإجراءات الداخلية لإدارة المشتريات وضمان تنفيذها بفعالية.
3. تطوير الفرق: يعمل على تحفيز وتدريب فريق العمل وتنميته لضمان تحقيق أعلى مستويات الأداء.
4. مراقبة الأداء: يتابع ويقيم أداء القسم ويعد تقارير دورية لتقديم تحليلات وتوصيات لتحسين الأداء.
5. التعاون والتنسيق: يتفاعل مع الأقسام والأفراد الآخرين داخل الشركة لضمان تنفيذ العمليات بسلاسة وتحقيق أهدافها.

المهام التخصصية لرئيس قسم المشتريات:

1. إعداد الخطة السنوية: يقوم بوضع خطة سنوية لعمليات المشتريات بناءً على احتياجات الشركة وأهدافها.
2. إدارة المخزون: يتابع مستويات المخزون ويضمن توفير الكميات المطلوبة بكفاءة وفقًا للطلب والتخزين الآمن.
3. إدارة العقود والمناقصات: يشرف على عمليات المناقصات والتفاوض مع الموردين وتوقيع العقود وضمان تنفيذها بشكل سليم.
4. مراقبة الجودة: يضمن أن المواد والخدمات المشتراة تلبي معايير الجودة والمواصفات المطلوبة.
5. إدارة العلاقات مع الموردين: يبني ويحافظ على علاقات إيجابية مع الموردين ويتعاون معهم لضمان توفير الموارد بكفاءة.
6. تقديم تقارير وتحليلات: يعد تقارير دورية توضح أداء القسم ويقدم تحليلات لتحسين العمليات.
7. الامتثال للأنظمة والقوانين: يضمن أن عمليات المشتريات تلتزم بالأنظمة والقوانين المعمول بها.

ما هي معايير الأداء لإدارة المشتريات KPIs؟

معايير الأداء لإدارة المشتريات KPIs تمثل مؤشرات حيوية تُستخدم لقياس وتقييم أداء إدارة المشتريات في الشركات، وتسعى هذه المعايير إلى تحليل الأداء وتحديد النقاط القوية والضعف في عمليات المشتريات بهدف تحسين الكفاءة وزيادة الربحية. وفيما يلي سنتناول بعض معايير الأداء الرئيسية لإدارة المشتريات:

أولاً: معايير الأداء المالي

1. نسبة الاستفادة من الخصومات: يقيس هذا المعيار النسبة المئوية للخصومات التي تم التفاوض عليها مع الموردين بالنسبة للقيمة الإجمالية للمشتريات، ويعكس زيادة هذا المؤشر قدرة الشركة على تحقيق توفير مالي.
2. معدل الزيادة السنوية في تكاليف المشتريات: يساعد هذا المعيار في قياس زيادة تكاليف المشتريات مع مرور الزمن، ويساعد ذلك في تحديد ما إذا كانت هناك زيادات غير مقبولة تحدث في تكاليف المشتريات.
3. نسبة الأخطاء في الفواتير: يقيس هذا المعيار نسبة الأخطاء أو عدم التطابق في الفواتير مقارنة بالمشتريات الفعلية، مما يساعد في تحديد مستوى دقة عمليات المشتريات وتقليل الفاقد.
4. معدل الاستفادة من العملاء الجدد: يقيس هذا المعيار كفاءة إدارة المشتريات في جذب عملاء جدد، وزيادة هذا المعدل يشير إلى نجاح الشركة في توسيع قاعدة عملائها.

ثانيًا: معايير الأداء في توفير المواد

1. نسبة التسليم في الوقت المحدد: يعكس هذا المعيار قدرة الموردين على تلبية مواعيد التسليم المتفق عليها، وارتفاع هذا المؤشر يشير إلى تحسين في إدارة المواد.
2. مدى توافر المخزون: يقيس هذا المعيار كمية المواد المتاحة في المخزون مقارنة بالاحتياجات الفعلية، فهو يساعد في تجنب نقص المواد أو تخزين زائد غير ضروري.
3. نسبة المواد الغير مستخدمة: يقيس هذا المعيار نسبة المواد التي تم شراؤها ولكن لم تستخدم بعد، كما يمكن أن يشير ارتفاع هذا المؤشر إلى تبذير الموارد.
4. نسبة الأخطاء في طلبات المواد: يقيس هذا المعيار نسبة الأخطاء في طلبات المواد مثل الكميات غير الصحيحة أو المواصفات الخاطئة، ويساعد في تحسين دقة عمليات الشراء.

ثالثًا: معايير الجودة والأداء

1. معدل الرضا عن العملاء: يقيس هذا المعيار مدى رضا العملاء عن جودة المواد ووقت التسليم وخدمة العملاء، فهذا المؤشر يعكس رضا العملاء على جودة إدارة المشتريات.
2. معدل الرفض أو الإرجاع: يعكس هذا المعيار نسبة المنتجات التي تم رفضها أو إرجاعها بسبب مشاكل في الجودة أو عدم تلبية المواصفات، كما يساعد في تحسين جودة المواد المشتراة.
3. معدل الأمان والصحة المهنية: يركز هذا المعيار على سلامة وصحة العاملين في عمليات المشتريات، بما في ذلك امتثال الشركات للمعايير واللوائح الصحية والسلامة المهنية.
4. التكاليف البيئية: يقيس هذا المعيار تأثير عمليات المشتريات على البيئة من خلال مراقبة التكاليف البيئية والالتزام بالممارسات البيئية المستدامة.

هذه مجرد عينة من معايير الأداء KPIs التي يمكن استخدامها لقياس أداء إدارة المشتريات؛ لذا يجب على الشركات تحديد المعايير التي تناسب أهدافها واحتياجاتها الفردية واستخدامها لتحقيق التحسين المستمر في إدارة المشتريات.

أقرأ أيضاً:-

• كيفية إدارة المبيعات وفن البيع لتحقيق أفضل الأرباح
  
• افضل برنامج لادارة المخزون والمستودعات

سياسة ادارة المشتريات والعقود في الشركات السعودية

ادارة العقود والمشتريات في الشركات السعودية تعتبر عملية حيوية وحاسمة لضمان نجاح الأعمال والمحافظة على سمعة الشركة وتحقيق أقصى قيمة من العقود المبرمة، حيث يهتم قسم إدارة العقود بتنظيم ومراقبة عمليات إنشاء وتنفيذ العقود بين الشركة والأطراف الأخرى، وهو جزء أساسي من استراتيجية الأعمال لأي منظمة.

تتضمن عملية إدارة العقود في الشركات السعودية عدة جوانب مهمة:

أولاً وقبل التوقيع على العقود، يجب تحليل وتقييم الاحتياجات والأهداف التي تدفع الشركة لإبرام العقد، بالإضافة إلى تحديد الطرفين المعنيين وتوضيح دور كل طرف والتزاماته.

ثم يأتي دور إعداد وصياغة العقد بدقة ووضوح متناهيين. يجب أن يحتوي العقد على شروط محددة ومفصلة تحمي مصلحة الشركة وتجنب أي انتهاكات قانونية محتملة. تلعب المراجعة القانونية دورًا حاسمًا في هذه المرحلة للتحقق من توافق العقد مع القوانين واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية.

بعد توقيع العقد، يستمر قسم إدارة العقود في مراقبة تنفيذ العقد وضمان التزام كل طرف بالشروط والالتزامات المتفق عليها، ويجب أيضًا توثيق جميع المستندات والتسجيلات المتعلقة بالعقد للحفاظ على سجل دقيق وشفاف.

الأمر لا ينتهي عند انتهاء مدة العقد، بل يجب متابعة الالتزامات المتبقية وتنفيذ أي التعديلات أو التمديدات اللازمة، كل هذا يؤكد سعي إدارة العقود دائمًا لضمان تحقيق أقصى قيمة من العقود وتجنب المخاطر القانونية والمالية.

تُقدم “منصة أدوات” لعملائها الكرام أدوات مُخصصة وجاهزة تُمكنهم من إدارة المشتريات والمخازن، وتتضمن:

1. أداة طلب شراء
2. أداة توقيع استلام عهدة
3. أداة جرد الأصول
4. أداة سند إخراج بضاعة من المستودعات
5. أداة سند إدخال بضاعة للمستودعات
6. أداة قائمة الموردين المعتمدين في الشركة
7. أداة قوائم تفقد المواد المستهلكة
8. أداة محضر اتلاف
9. سجل إدارة مستودع المواد المستهلكة بالصنف
10. سجل إدارة مشتريات المواد المستهلكة والسحوبات
11. سجل عهدة ومقاسات ملابس العمل

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاستفادة من نسخة تجريبية مجانية لهذه الأدوات، مع دليل شامل لاستخدامها، ويمكنك الوصول إلى هذا الدليل من الصفحة الرئيسية لمنصة الأدوات من هنـــــا.